Was ist Groupware?
Mussten Sie jemals die Zusammenarbeit mit Dokumenten in Eile verwalten? Sie brauchen sich nicht zu schämen, wenn Sie "Ja" sagen. Praktisch jedes amerikanische Unternehmen hat Momente der Ad-hoc-Team-Zusammenarbeit erlebt. Mit anderen Worten, die ideale Methode für die geschäftliche Zusammenarbeit besteht in der sorgfältigen Führung und Organisation von Aufzeichnungen. alle Fristen sind eingehalten; niemand fühlt sich gehetzt. Das klingt nicht sehr realistisch, oder? Wichtig ist, dass auch verteilte Ad-hoc-Geschäftszusammenarbeit so organisiert werden kann, dass wichtige Aufzeichnungen von Geschäftsdokumenten und deren Versionsverlauf aufbewahrt werden können. Groupware verfolgt alle Dokumente über E-Mail und Festplatten, verfolgt Änderungen und gespeicherte Speicherorte. Mit Groupware können Unternehmen auch Änderungen überprüfen und zusammenführen, was einen oftmals schwierigen Prozess vereinfacht. Groupware ist eine zeitsparende Software, die von amerikanischen Unternehmen für die Lösung der Herausforderungen bei der Ad-hoc-Zusammenarbeit anerkannt wurde. Jede gegebene Suchmaschinensuche nach "Groupware" wird zweifellos eine lange Liste gesponserter Suchanfragen liefern, zusätzlich zu den Millionen indizierter Seiten, die auf Groupware-Produkte verweisen, was ihre Nützlichkeit unter amerikanischen Unternehmen beweist.
Groupware als Kollaborationswerkzeug
Aufgrund der Tatsache, dass Millionen von Groupware-Paketen für Unternehmen verfügbar sind, müssen Benutzer ihre Hausaufgaben machen, um die richtige Groupware für ihre Geschäftsanforderungen zu finden. Der beste Einstieg ist die Analyse von Groupware als Kollaborationswerkzeug. Da Unternehmen in nahezu allen Bereichen zusammenarbeiten, angefangen bei Budgets bis hin zu Marketingberichten, Präsentationen und Memos, benötigen Unternehmen ein Tool für die Zusammenarbeit, das so funktioniert, wie Unternehmen arbeiten. Die Schwierigkeit einiger Groupware-Pakete besteht darin, dass Sie für Groupware arbeiten, obwohl sie eine virtuelle Vignette hilfreicher Tools bieten, anstatt für Sie zu arbeiten. Ich glaube nicht, dass ich alleine sein würde, wenn ich mich gegen schwierige und teure IT-Infrastrukturen aussprechen würde. Software, die ihre Arbeit erledigt, nachdem sie heruntergeladen oder installiert wurde, ist der beste Weg. Analysieren Sie die Kosten, einschließlich der Opportunitätskosten, von Groupware als Tool für die geschäftliche Zusammenarbeit sorgfältig.
Nachdem die Einrichtungskosten analysiert wurden, ist es an der Zeit, die Benutzerfreundlichkeit von Groupware als Tool für die Zusammenarbeit zu analysieren. Erstens: Ist das Groupware-Paket, mit dem Ihr Unternehmen zusammenarbeitet, nur für Ihr Büro geeignet, oder funktioniert es auch für Kunden, Investoren, Partner und andere, mit denen Sie zusammenarbeiten? Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass kein Geschäft eine Insel ist. Ein Tool für die Zusammenarbeit, das diejenigen ausschneidet, mit denen Sie zusammenarbeiten, ist nicht sehr hilfreich. Mit anderen Worten, Groupware, die nach der Installation mit anderen Benutzern außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeitet, hilft jedem, auf der gleichen Seite zu sein. Es ist wichtig, auf der gleichen Seite zu sein, wenn Sie die zahlreichen Dokumente für die geschäftliche Zusammenarbeit bearbeiten, die zwischen E-Mail-Konten hin und her gesendet werden. E-Mail ist ein Beispiel dafür, wie häufig die Zusammenarbeit online erfolgt. Ihre Usability-Analyse von Groupware als Kollaborationswerkzeug muss die Online-Kollaboration berücksichtigen.
Benutzerfreundliche Groupware
Lassen Sie mich abschließend einige hilfreiche Tipps zur Auswahl einer Groupware-Suite mit hilfreicher und benutzerfreundlicher Technologie geben, nachdem Kosten und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt wurden.
Suchen Sie zuerst nach Groupware mit Digital Thread-Technologie. Digital Thread ist eine Technologie, die von dem Moment an, in dem Ihre Groupware installiert ist, für Ihr Unternehmen funktioniert. Digital Thread verfolgt Dokumente und deren Änderungen über E-Mails und Festplatten, indem die Metadaten des Dokuments mit Tags versehen werden. Die Dokumentänderungen werden buchstäblich wie Perlen an einer Halskette zusammengefügt, nicht eine einzige geht verloren.
Suchen Sie anschließend nach Groupware, mit der eine digitale Signatur erstellt wird. Die digitale Signatur ist eine Signatur, die an eine E-Mail angehängt wird und dem Benutzer mitteilt, um welchen Entwurf es sich handelt und von wem sie gespeichert wurde. Das Auffinden der neuesten Version eines Dokuments ist mit einer solchen Signatur immer sehr einfach.
Suchen Sie drittens nach Groupware, die den Versionsverlauf aktiviert. Der Versionsverlauf zeigt die Dokument-Genealogie als Flussdiagramm an. Das Wer, Was, Wann, Wo und Wie jedes Dokuments wird zur einfachen Nachverfolgung und Aufzeichnung angezeigt.
Amerikanische Unternehmen erkennen die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagements, das so funktioniert, wie sie es tun. Oft wird der ideale Geschäftsprozess nicht verwirklicht, und meistens wird Ad-hoc zum Geschäftsprozess. Diese Tipps sollen Unternehmen dabei helfen, eine fundierte Entscheidung für Groupware-Pakete zu treffen, die flexibel auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Erschwinglichkeit, Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Organisation sind Maßstäbe, anhand derer eine effektive Analyse von Tools für die Zusammenarbeit Ihre Business Groupware bestimmen kann.
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